Verbale della Riunione Periodica: Come Redigerlo Correttamente

La riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi, disciplinata dall'art. 35 del D.Lgs. 81/2008, va sempre documentata in un verbale. Il verbale non è una formalità burocratica: è la prova che l'azienda ha esaminato l'andamento della sicurezza e adottato le decisioni conseguenti. Saperlo redigere correttamente tutela il datore di lavoro in caso di ispezione o contenzioso.

Quando è obbligatoria la riunione

L'obbligo di indire la riunione periodica, almeno una volta l'anno, riguarda le aziende che occupano più di 15 lavoratori. Nelle realtà sotto questa soglia la riunione non è obbligatoria, ma il rappresentante dei lavoratori può comunque richiederla in presenza di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio. In ogni caso, quando si tiene, deve esserne redatto il verbale.

Chi partecipa

Alla riunione prendono parte il datore di lavoro o un suo rappresentante, il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, il medico competente ove nominato e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Il verbale deve dare atto della presenza di ciascuna figura, perché la composizione corretta dell'incontro è uno degli elementi che gli organi di vigilanza verificano.

Cosa deve contenere il verbale

Un verbale completo riporta:

• Data, luogo e ora della riunione, con l'elenco dei presenti e dei rispettivi ruoli.
• L'esame del documento di valutazione dei rischi.
• L'andamento degli infortuni, delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria.
• I criteri di scelta, le caratteristiche e l'efficacia dei dispositivi di protezione individuale.
• I programmi di informazione, formazione e addestramento dei lavoratori.
• Le decisioni assunte, con eventuali obiettivi di miglioramento e tempistiche.

Perché annotare le decisioni con precisione

Il valore del verbale sta nella tracciabilità: indicare con chiarezza i problemi emersi, le azioni decise e i responsabili dell'attuazione consente di dimostrare che la riunione ha prodotto effetti concreti. Un verbale generico, privo di decisioni, rischia di essere letto come una mera apparenza di adempimento.

Conservazione e firme

Il verbale va sottoscritto dai partecipanti e conservato fra la documentazione della sicurezza, a disposizione degli organi di vigilanza. È buona prassi archiviarlo insieme al DVR e agli attestati formativi, così da ricostruire facilmente la storia della gestione della sicurezza in azienda.

Saper condurre la riunione richiede competenza

Presiedere una riunione periodica efficace e redigerne il verbale presuppone la conoscenza degli obblighi del Testo Unico. Per acquisire queste competenze e assolvere il proprio obbligo formativo, scopri il nostro corso datore di lavoro RSPP da 16 ore in modalità FAD: programma aggiornato all'Accordo Stato-Regioni 2025 e attestato valido a tutti gli effetti di legge.